No mundo empresarial, onde a eficiência e as margens de lucro são determinantes, o tempo é um dos grandes responsáveis e influenciador. Então quando falamos na gestão de uma frota de veículos, cada momento de inatividade representa uma potencial perca de produtividade e claro, lucro. Neste artigo exploraremos algumas das causas mais comuns e as soluções aconselhadas para a redução deste tempo.
O que é o tempo de inatividade?
O tempo de inatividade de um veículo refere-se ao período em que o veículo não está disponível para uso, normalmente devido ao mau funcionamento, reparo ou substituição de peças. Este tempo pode afetar negativamente o negócio, influenciando os custos totais, lucros e a reputação da empresa. A imprevisibilidade das causas e a falta de uma estratégia proativa de gestão de frotas podem prolongar o tempo de inatividade, tornando essencial adotar medidas para reduzi-lo e manter uma elevada eficiência operacional e a sua rentabilidade.
Principais causas do tempo de inatividade
São múltiplos os fatores que levam à inatividade de uma viatura:
- Problemas mecânicos: é das principais razões visto que as peças e os componentes se desgastam rapidamente devido ao seu uso natural e estilos de condução. Sem uma manutenção regular, um problema menos pode rapidamente tornar-se numa dor de cabeça e carteira.
- Violações: do veículo, como matrículas expiradas ou multas por pagar, e do motorista, como violação das horas de atividade ou falsificação de entradas.
- Acidentes: Viaturas de uma frota que se veem envolvidas em acidentes podem causar um significativo tempo de inatividade. Enquanto que alguns acidentes são inevitáveis porque são causados por outros condutores, podem afetar o seu negócio na mesma.
- Veículo rebocado ou com a roda bloqueada: não só resulta na inatividade do veículo como ainda a empresa terá de pagar uma multa associada a essa violação.
- Reparações de emergência: estes problemas não requerem necessariamente de uma ida ao mecânico. Podem ser uma bateria morta, os motoristas ficam presos fora do veículo ou até mesmo quando o combustível acaba.
- Meteorologia: Como chuva, granizo e desastres naturais.
Consequências do tempo de inatividade
O impacto do tempo de inatividade pode ser bastante elevado e é importante procurar garantir todas as medidas preventivas que evitem estas situações potencialmente danosas, nomeadamente:
- Perca de produtividade: Cada minuto de inatividade representa uma potencial perda de produtividade já que o trabalho que poderia ser realizado, não está a ser feito.
- Pagamentos: Aos motoristas, pelas pausas não planeadas ou até mesmo o possível aluguer de um veículo substituto.
- Desmotivação da equipa: Se o tempo de inatividade for uma situação recorrente, pode causar frustrações aos motoristas e gestores de frota.
- Impacto na programação: O tempo de inatividade pode interferir na programação das rotas e os seus horários, levando a atrasos ou até mesmo a impossibilidade de entregar produtos ou prestar o serviço, impactando negativamente a relação com os seus clientes
Como reduzir o tempo de inatividade?
- Planeie com antecedência
Uma das melhoras formas de minimizar e prevenir o tempo de inatividade passa por fazer “check-ups” regulares às viaturas e a programar manutenções preventivas antes que os problemas apareçam. Deverá planear e reparar as manutenções com antecedência, que incluem inspeções regulares, trocas de óleo, rotações de pneus, entre outros. Sabemos que não é fácil lidar com tantas manutenções a agendar, e por isso torna-se essencial utilizar um software de gestão de frotas, como o FrotaSoft, que permite centralizar e definir as várias tarefas de manutenção a realizar, os seus intervalos e as necessidades específicas de cada veículo. Importe todas as despesas e defina alertas para o relembrar da aproximação de uma manutenção. Aconselhamos também a definir métricas para medir a eficácia do seu plano. - Comportamento do motorista
O comportamento do motorista diz respeito ao tipo de condução dos motoristas e tem um impacto significativo no tempo de inatividade dos veículos. Uma condução agressiva com acelerações e travagens bruscas aumenta o desgaste dos componentes e a probabilidade de problemas mecânicos.
É fundamental procurar soluções que promovam as boas práticas de condução, nomeadamente a criação de programas de formação para os motoristas onde são educados sobre técnicas de condução seguras e eficientes. Utilize a plataforma de gestão de frotas FrotaSoft para obter informações em tempo real sobre a condução de cada motorista, permitindo que os gestores identifiquem padrões por condutor e corrijam estes mesmos comportamentos. - Comunique com os seus motoristas
Envolva os seus motoristas no processo de manutenção e reparo! São eles que utilizam os veículos diariamente e podem comunicar quaisquer sinais de desgaste, danos ou mau funcionamento.
Incentive-os a realizarem inspeções rápidas antes e depois das viagens e mantenha-os a par sobre datas programadas para a manutenção e forneça veículos ou rotas alternativas, se necessário. - Utilize um sistema de gestão de frotas
Para manter os custos de manutenções o mais baixo possível, deverá procurar manter-se sempre atualizado de novas funcionalidades e tecnologias que permitem a sua otimização.
Um software de gestão de frotas permite que a criação de planos de manutenção a seguir e conta com funcionalidades como calendários, importações de custos, relatórios e alertas personalizáveis para que esteja sempre a par de todas as situações e nunca lhe surja uma surpresa menos agradável.
Para além disto, restantes funcionalidades como a localização em tempo real das suas viatura e o seu bloqueio remoto vão-lhe fornecer uma camada extra de segurança sobre os seus investimentos.