Gerir uma frota é um dos principais desafios para empresas que dependem de meios de transporte para as suas operações diárias. Um aspecto crítico desta gestão diz respeito ao controlo dos custos, sejam estes totais ou operacionais, fixos ou variáveis. Saber esta distinção e saber como geri-los é essencial para garantir uma maior eficiência e sustentabilidade financeira, bem como para se apoiar numa possível estratégia de redução de custos. Neste artigo iremos explorar os diferentes custos e a sua distinção, e fornecer-lhe dicas para uma gestão eficiente.
Custos Fixos
O que são?
Os custos fixos consistem nas despesas da sua frota que permanecem constantes independentemente da utilização da frota.
Exemplos
Licenças, Impostos e Seguros
Estes custos dizem respeito aos impostos e licenças necessárias para a operação legal da frota e para a proteção contra imprevistos, como por exemplo o IUC. São considerados custos fixos pois devem ser pagos anualmente ou conforme as regulamentações locais, independentemente da utilização dos veículos. Aconselhamos a ter um calendário atualizado de vencimentos para evitar multas. Se estiver a pensar tornar a frota mais sustentável através da aquisição de veículos elétricos, procure incentivos fiscais para frotas “amigas do ambiente”.
Desvalorização dos Veículos
A desvalorização dos veículos ao longo dos anos é inevitável, independente do modelo da viatura. Fatores como a alta quilometragem, tipo de condução, falta de manutenção e a rápida inovação tecnológica no setor, podem acelerar esta desvalorização. Aconselhamos a manter um registo detalhado de todas as manutenções e reparações para preservar o valor do veículo e também procurar avaliar o mercado e vender o veículo no momento certo antes que este desvalorize.
Aquisição, Alugueres e Leasing
Se a sua frota foi adquirida por meio de financiamento ou leasing, os pagamentos mensais são considerados um custo fixo pois mantêm-se constantes durante o prazo do contrato. O mesmo de aplica ao aluguer de espaços para o armazenamento ou estacionamento dos veículos, bem como a garantia dos ativos.
Aconselhamos a utilizar um software de gestão de frotas que permita a configuração de alertas para o notificar da aproximação das datas de vencimento, como a nossa solução FrotaSoft.
Salários
Diz respeito à remuneração dos colaboradores, mecânicos entre outros funcionários. Se estes são fixos, devem estar incluídos nos custos fixos. Considere não só o salário base mas também outros benefícios oferecidos, como bónus e planos de saúde.
Custos Variáveis
O que são?
Como o nome indica, os custos variáveis são despesas que variam consoante a utilização da frota. Ao contrário dos custos fixos, que são estáveis, estes custos aumentam ou diminuem com base no número de quilómetros percorridos, número de viagens e na intensidade das operações. É essencial perceber que estes custos podem ser classificados como: obrigatórios, como combustível e manutenções; e não obrigatórios, como multas e portagens.
Exemplos
Sinistros e Roubos
Os sinistros referem-se a qualquer evento em que o bem sofra um acidente ou prejuízo material, como por exemplo acidentes de trânsito ou de manobras. Estes custos são impossíveis de prever e podem impactar a operação e rentabilidade da frota.
Outro exemplo é o furto ou roubo da viatura que possa implicar danos materiais às viaturas. O FrotaSoft inclui funcionalidades de localização em tempo real, alarmística e possibilidade de imobilização remota do veículo caso seja alvo de roubo, possibilitando uma rápida recuperação do mesmo. Tem ainda vários alertas que pode configurar para determinados eventos para estar sempre a par dos acontecimentos.
Combustível
Os gastos em combustível representam uma grande fatia dos custos totais e variam consoante o número de quilómetros percorridos, do estilo de condução e de uma manutenção correta da viatura. Para além disso, os preços dos combustíveis são notoriamente voláteis e tem vindo a subir ao longo do tempo, afetando ainda mais o orçamento e gestão dos custos da sua frota.
Outros fatores externos também devem ser tidos em conta é o furto de combustível diretamente do depósito das viaturas. Desenvolvemos uma solução para evitar estas situações: o TankControl. Este consiste num equipamento anti-furto que é instalado no depósito de combustível das suas viaturas que o informa de qualquer tentativa ou furto efetivo de combustível. Quando há uma tentativa de abertura do tampão, é soado um alarme sonoro e enviadas notificações para os números autorizados.
Para além da proteção de combustível, o FrotaSoft permite a integração com o sistema CAN bus presente nos seus veículos e que é responsável por transmitir informações entre os vários sistemas eletrónicos. Permite comunicar, por exemplo: velocidade e RPM, consumo e nível de combustível, peso da carga, temperatura do motor, número de quilómetros, entre outros. Quanto analisadas estas informações, permite identificar áreas de melhoria tanto na viatura como identificar padrões de condução por condutor.
Manutenções
A manutenção dos veículos é uma categoria de custos variáveis que abrange tanto a manutenção preventiva quanto a corretiva, incluindo também as peças e a mão de obra.
Aconselhamos a ter um plano de manutenção preventiva para que aumente a vida útil dos seus veículos e reduza o seu tempo de inatividade. Ao início pode representar uma boa parte do seu orçamento operacional, mas são fundamentais para estabilizar os custos totais de manutenção ao longo do tempo.
No FrotaSoft temos um módulo específico para manutenções onde permite centralizar e definir as tarefas de manutenção a realizar, os intervalos de manutenção e as necessidades específicas para cada veículo. Importe todas as despesas e centralize toda a informação e defina alertas para o relembrar da aproximação de uma manutenção. Este módulo vem permitir uma redução de custos a longo-prazo.
Portagens
Os gastos das portagens são considerados variáveis pois variam conforme o uso da frota e dos trajetos percorridos. Quanto mais um veículo circula na autoestrada, maior serão estes custos.
Procure utilizar o seu software de gestão de frotas para centralizar toda a informação relativa à passagem por pórticos. O FrotaSoft permite que faça uma previsão dos custos de portagens bem como a importação de ficheiros de portagens para fazer a verificação da sua passagem pelos pórticos.
Um outro módulo aconselhável é o de Roteiros: uma ferramenta que irá permitir a redução de todos os custos variáveis através do cálculo de rotas, otimizando os percursos e o respetivo tempo. Crie o roteiro diretamente no mapa e defina os melhores trajetos, com previsões de custo e alertas caso o trajeto seja incumprido.
Utilize um sistema de gestão de frotas para o auxiliar
Conhecemos o seu pavor em ter que lidar com tabelas de despesas no Excel que mais parecem terem sido escritas noutra língua… mas a importância de categorizar e registar todos estes números é inegável para se apoiar numa estratégia de redução de custos. Para centralizar e registar todos os custos inerentes à sua frota, é essencial ter um software de gestão de frotas que facilite esse trabalho.
O FrotaSoft é um software de gestão de frotas que permite localizar e acompanhar todas as suas viaturas em tempo real, monitorizar o estado da sua frota e dos condutores, obter relatórios detalhados e definir alertas personalizáveis para determinados eventos. Clique aqui e peça a sua demonstração gratuita!